Boekhouder als IT-tussenpersoon

2011 was het jaar van de déclic voor de Zorggroep Zusters van Berlaar. In elk van hun woonzorgcentra draaide een aparte, lokale server. “Bovendien dienden we elke nieuwe toepassing of update telkens apart te installeren”, herinnert afgevaardigd bestuurder Tania Stalmans zich nog goed. “Allesbehalve praktisch en professioneel, zeker voor een organisatie in steile groei, zoals we op dat moment waren.”

Ook Geert Lambaerts, beleidsmedewerker IT bij de zorggroep, kan het zich nog zo voor de geest halen. “Op dat ogenblik was onze administratief medewerker zowat degene die zich ontfermde over het IT-gebeuren. Maar dat was verre van voldoende. We wilden ons IT-verhaal heel specifiek uitbouwen, met onder meer een centrale server op één site. Maar het was tijd om het uit handen te geven: zorg is onze core business, niet IT. Vanaf dan kozen we ervoor om deze diensten uit te besteden en op zoek te gaan naar een partij die ons technisch zou begeleiden in onze groei. Dat werd ITC. ”

Binnen de samenwerking tussen de zorggroep en ITC neemt Geert vandaag de coördinerende rol op zich. Het is belangrijk dat er iemand is die de taal van de externe IT partner kan vertalen naar de zorgverlener en omgekeerd. “Onze organisatie is van die omvang dat een goed intern design van cruciaal belang is. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze medewerkers optimaal ondersteund worden? Wat hebben zij nodig om goede zorg te verlenen? Op deze manier kunnen we duidelijk in gesprek gaan met ITC zodat zij er voor kunnen zorgen dat digitalisering een zegen is en geen last.

“Eén grote verbonden familie”

Bezoek je vandaag als medewerker een van de negen sites van de zorggroep, dan kan je overal meteen aan de slag. “Op vlak van IT-infrastructuur zijn we vandaag één groot domein, één grote, verbonden familie”, stelt Tania vast.

“We werken steeds efficiënter huisoverschrijdend. Wie vandaag bijvoorbeeld in Berlaar werkt, maar zonder laptop in Nijlen aankomt, kan toch eenvoudig inloggen en aan het werk gaan. En ook software- en serverupdates gebeuren vandaag gelijktijdig over de verschillende sites heen.”

“Het feit dat ze bij ITC over een eigen datacenter beschikken, is een extra grote troef voor ons. Onze twee belangrijkste softwarepakketten draaien op hun servers: onze planningssoftware voor medewerkers en onze Woon-Zorg-Leefplan-software voor bewoners. Dat laatste pakket is de spil van onze dagelijkse werking. Van administratie en facturatie tot wie wanneer naar de kinesist of kapper moet, alles staat erin. We weten dat al deze data op elk moment veilig ergens dichtbij staan en niet in een of ander onbekend, ver land. Dat stelt ons echt gerust.”

Stoppen… en terug naar de basis

Groeien, dat betekent af en toe ook even stilstaan en rondom zich kijken. “Zo’n vier jaar geleden tekenden we een IT-vervolgtraject voor onszelf uit.  We hadden de jaren voordien volop geïnvesteerd in sterke laptops en pc’s, maar tegelijkertijd merkten we dat we sommige stappen hadden overgeslagen”, gaat Geert verder.

“Een aantal binnenkomende datalijnen waren helemaal niet meer conform de hedendaagse kwaliteit. Hetzelfde voor het wifinetwerk en de access points die al 15 jaar lang bij ons draaiden. Dus gingen we op zoek naar nieuwe data-apparatuur.”

“Bijkomend besloten we om te investeren in moderne mobiele devices voor al ons zorgpersoneel. Die devices dienden zowel naar beveiliging, privacy als gebruikersrechten toe helemaal op punt te staan. We werken namelijk dagelijks met medische gegevens. Daarom heeft het personeel enkel toegang tot geautoriseerde zorgapps en dit enkel binnen het bereik van onze eigen netwerken.”

zusters van berlaar
Afgevaardigd bestuurder Tania Stalmans en beleidsmedewerker IT Geert Lambaerts.

“Geen schroom om te zeggen dat iets te duur is”

Intussen loopt de samenwerking met Zorggroep Zusters van Berlaar al bijna 10 jaar. Ondanks dat ze perfect weten waar hun IT-prioriteiten liggen, vormt het budget soms een rem op de investeringsplannen.

Tania legt uit: “In de woonzorgsector zijn de budgetten beperkt. Het grootste deel van dat budget gaat bovendien naar personeelskosten. En iedereen weet dat pc’s, IT-infrastructuur en softwarelicenties geld kosten. Daarom vinden we het belangrijk binnen een IT-samenwerking dat we zonder schroom tegen de zaakvoerder kunnen zeggen dat iets buiten ons budget valt en dat die partner desondanks toch mee naar de gepaste oplossingen zoekt.”

“Want stilstaan is geen optie”, beseft Geert. “Het leven – en ook de zorgsector – zijn heel snel veel digitaler geworden. Dus blijven we zelf ook vooruitkijken. Zo communiceren we vandaag bijvoorbeeld nog op teamniveau met elkaar. Daarom willen we onze diensten op termijn migreren naar de Cloud, naar Office365, zodat iedere collega daar onderling kan communiceren en data kan delen op een veilige manier. Maar daar komen dure licenties per gebruiker bij kijken.”

3 vragen, 3 keer digitaal

Wat zijn jullie volgende IT-investeringen op korte termijn?

“Momenteel zijn we bezig met het implementeren van Sharepoint in onze dagelijkse werking. Hiermee kunnen we onze data centraal op een veilige manier delen en beheren. We kijken uit naar deze nieuwe stap in onze digitale groei. Daarnaast blijven we investeren in cloudmigratie, het invoeren van kleinere, mobiele devices en een performante werking van onze belangrijkste platformen.”

Waaraan hechten jullie het meeste belang binnen een samenwerking met een IT-partner?

“Zelfs zijn wij een organisatie die er niet naar streeft om de grootste te zijn, maar wel wil gaan voor een kwaliteitsvolle werking. Daarom zijn we ook bewust niet op zoek gegaan naar de heel grote IT-spelers. De persoonlijke sfeer die we binnen onze organisatie willen uitdragen, die zoeken we ook binnen een IT-samenwerking. Wat we zelf goed doen, mogen we zelf doen en in de andere gevallen schiet er altijd een vaste contactpersoon te hulp. Ik zie ons daarom ook echt als partner, niet als klant.”

Zitten jullie op social media?

 Al onze lokale vestigingen hebben een eigen Facebook-pagina. Zeker tijdens de coronacrisis hebben we gemerkt dat dergelijke platformen heel wat voordelen kunnen bieden. Bijvoorbeeld in de communicatie tussen bewoners en familieleden. En zelfs op TikTok zie je stilaan vanalles verschijnen vanuit de woonzorgsector, maar daar zijn we zelf nog niet op actief.

Hoe kunnen we bij ITC jouw groei begeleiden?

Op tien jaar tijd is er enorm veel gebeurd op IT-vlak bij de Zorggroep Zusters van Berlaar. Wat niet veranderd is, is de vlotte en familiale samenwerking tussen beide partners.

Bij ITC bieden we een samenwerking op maat aan, waarbij we elkaars sterktes ten volle benutten en we hetzelfde doel voor ogen houden: jouw bedrijf of organisatie begeleiden in je groeitraject. Klaar om de klik te maken? Contacteer ons of luister naar de verhalen van andere bedrijven en ondernemers die vandaag klant bij ons zijn.