Microsoft Bookings: ‘hoe deel ik mijn agenda met externen?’

Wat is Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings is een module die standaard inbegrepen is in je Microsoft-licentie, zonder extra kosten. Het stelt je in staat om je beschikbaarheden te delen met externen via een persoonlijke link, zonder dat ze toegang krijgen tot je volledige agenda of interne organisatie

De grote troef? Niet meer eindeloos op en af mailen om een vrij moment te vinden. Je deelt simpelweg je boekingslink, mensen kiezen een beschikbaar tijdslot, en de afspraak komt automatisch in beide agenda’s terecht. Beide partijen krijgen een bevestiging en klaar is Kees.

Voor wie is Microsoft Bookings interessant?

In de praktijk is Microsoft Bookings heel handig voor professionals die regelmatig afspraken met externen hebben:

• Verkopers en consultants die afspraken met klanten plannen
• HR-medewerkers die sollicitatiegesprekken inplannen
• Iedereen die vergaderruimtes wil delen met externe partijen

Sommige professionals hebben hun boekingslink zelfs standaard in hun Outlook-handtekening staan, zodat iedereen direct kan zien wanneer ze beschikbaar zijn en een afspraak kan inplannen.

Hoe stel je het in?

Microsoft Bookings instellen is verrassend eenvoudig. Je moet maar 5 stappen doorlopen en je bent vertrokken. Je kan het volledig personaliseren:

• Beschikbaarheid instellen: bepaal op welke dagen en tijdstippen je meetings wilt hebben. Bijvoorbeeld geen meetings op maandagvoormiddag, of automatisch een middagpauze blokkeren.
• Voor- en natijd blokkeren: als je een meeting van een uur hebt maar een half uur voorbereiding en een kwartier verwerking nodig hebt, houdt het systeem daar automatisch rekening mee. Klanten zien alleen tijdsloten waar voldoende ruimte is.
• Meerdere bookinglinks maken: maak bijvoorbeeld een link voor meetings van een half uur en een link voor meetings van een uur.
• Toegang bepalen: je kan kiezen of iedereen kan boeken, of alleen specifieke personen.
• Lay-out aanpassen: pas de boekingspagina aan met je persoonlijke huisstijl.

De enige voorwaarde is dat je agenda up-to-date is in Outlook. Een papieren agenda werkt natuurlijk niet.

Privacy gegarandeerd

Een veel gehoorde zorg: zien externen wat er in je agenda staat? Het antwoord is neen. Externen zien enkel de beschikbare tijdsloten, niet wat je precies doet tijdens geblokkeerde momenten. Privacy is dus gegarandeerd.

Ook nood aan meer efficiëntie en minder gedoe?

Microsoft Bookings is de oplossing voor iedereen die regelmatig worstelt met het plannen van afspraken. In plaats van overbodig e-mailverkeer krijg je een gestroomlijnd proces waarbij beide partijen tijd besparen en zekerheid krijgen.

Het mooiste? Het zit standaard in je Microsoft-licentie, dus er zijn geen extra kosten. Je moet het enkel nog instellen en je bent klaar om efficiënter te werken.

Op zoek naar een IT-partner die je helpt om Microsoft-tools optimaal in te zetten? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies en oplossingen op maat.