Waarom Microsoft Teams inschakelen als telefooncentrale?

Omdat de afgelopen twee jaar plots een heel groot deel van de online wereldbevolking kennis heeft gemaakt met deze communicatietool. Alleen bleef het bij de meerderheid beperkt tot chatten en online vergaderen. Bovendien werken we meer en meer verspreid – denk aan de vele nieuwe thuiswerkers – en is cloudtelefonie vandaag gewoon helemaal ingeburgerd.

Zelf getest, zelf goedgekeurd

Bij ITC hebben we Microsoft Teams daarom sinds dit voorjaar als telefooncentrale geïmplementeerd in onze eigen kantoren. We vervingen ons oude telefoniesysteem en ontwikkelden een software die Teams in staat stelt om alle functionaliteiten van een moderne telefooncentrale te vervullen. En meer zelfs, tot grote tevredenheid van onze collega’s en externe contactpersonen.

Wat kan deze Teams-telefooncentrale allemaal?

Tijdens onze studieronde merkten we op dat Microsoft Teams al veel functionaliteiten van een klassiek telefoniesysteem aan boord had. Toch botsten we snel op een aantal tekortkomingen. Dus sloegen we aan het finetunen.

Uitgebreide historiek 

Een gemiste oproep is vervelend. Nog vervelender wordt het wanneer je niet weet wie je moet terugbellen. In Teams-omgevingen voor bedrijven heeft enkel de IT-admin toegang tot de loggegevens achter telefonische oproepen. Zeker in bedrijven of organisaties waar het belangrijk is om op de hoogte zijn van elkaars communicatie is dat vervelend.

De add-on die we bij ITC installeerden in Teams zorgt ervoor dat je de loggegevens beschikbaar maakt tussen de verschillende collega’s:

  • Wie heeft er precies gebeld?
  • Hoe laat kwam de oproep binnen?
  • Hoelang duurde deze oproep?
  • Hoe lang heeft de klant moeten wachten op reactie?

Moeten dergelijke gegevens hier en daar intern afgeschermd worden, dan kunnen we eenvoudig verschillende rollen met aangepaste leesrechten toekennen binnen de Teams-omgeving.

microsoft teams als telefooncentrale
Bij ITC vervingen we ons oude telefoniesysteem en ontwikkelden we een software die Microsoft Teams in staat stelt om alle functionaliteiten van een moderne telefooncentrale te vervullen.

Doorschakelfunctie gekoppeld aan agenda

In bepaalde bedrijven is een telefonische permanentie cruciaal. Denk aan technische diensten of supportafdelingen, die ook in het weekend en ver buiten de traditionele werkuren bereikbaar moeten zijn. Of aan advocaten en dokters of andere vrije beroepen.

Om Teams permanentieproof te maken, bouwden we een doorschakelfunctie in die gekoppeld is aan de Teams-agenda’s van verschillende werknemers. Zo kan je zelfs weken op voorhand aangeven naar wie het telefoonverkeer doorgeschakeld moet worden en deze permanentierollen ook te allen tijde aanpassen.

Grafiekjes! 

Om maximaal inzicht te krijgen in hoe de medewerkers binnen jouw bedrijf het telefonisch verkeer beheren, hebben we het ook mogelijk gemaakt om alle loggegevens automatisch in overzichtelijke statistieken en grafieken te gieten. Hieruit kan je onder meer leren:

  • Of de interne taakverdeling op vlak van permanentie goed op elkaar is afgestemd
  • Of jouw contactpersonen snel genoeg terechtkomen bij de juiste persoon
  • Waar er nog grote opportuniteiten liggen op vlak van interne en externe communicatie

Nog meer functionaliteiten op komst

Onze brede expertise in Microsoft Teams maakt dat we voortdurend nieuwe modules en functionaliteiten kunnen ontwikkelen. Zo denken we op dit moment bijvoorbeeld aan een automatische facturatie op basis van de afgelopen gesprekken.

Bovendien kennen we onze bedrijven en hun werknemers door en door, waardoor we snel nieuwe quick wins kunnen voorstellen. Koppel dat aan onze rol als echte ervaringsdeskundige in het gebruiken van Microsoft Teams als telefooncentrale en we garanderen je dat jouw bedrijf ten volle zal profiteren van deze nieuwe manier van telefoneren.

Microsoft Teams als telefooncentrale binnen jouw bedrijf?

Overtuigd van de meerwaarde die Microsoft Teams voor jouw bedrijf kan betekenen als telefoniesysteem? Bij ITC bekijken we graag samen hoe je deze online telefooncentrale optimaal kunt inzetten op jouw werkvloer. Contacteer ons voor een verkennend gesprek.