Telefonie via Microsoft Teams voor contentbureau Palindroom

“Mijn taak als lid van het management bij Palindroom is onder meer de job van onze medewerkers zo makkelijk mogelijk maken. Goede software en hardware, waaronder ook de telefonie, maken daar deel van uit. Samen met onze developer, Tim, denk ik kritisch na over de programma’s en toestellen die we aankopen om zorgeloos en efficiënt te werken.”

Telewerk is een vast gegeven

Ons 16-koppig team maakt content in allerlei vormen: redactie en eindredactie voor magazines, vertalingen, podcasts, webinars, fotografie, video… telkens met de focus op bouw en architectuur. Daarnaast beheren we ook de websites Architectura en Circubuild: nieuwsplatformen over architectuur en circulair bouwen. Dit doen we zowel in het Nederlands als in het Frans. Slechts enkele medewerkers wonen dicht bij ons kantoor. Daarom werkt elke Palindroom-medewerker op wekelijkse basis enkele dagen van thuis uit. Thuiswerk is altijd al een belangrijk onderdeel geweest van onze bedrijfsvoering. Daarom besteden we extra veel aandacht aan goede systemen om vlot samen te werken vanop afstand.”

Van Voice over IP naar Microsoft Teams

“Vroeger gebruikten we Voice over IP, maar daar waren we niet tevreden over. Een oproep doorverbinden was een nachtmerrie. Dat was altijd met gekruiste vingers hopen dat het juist ging. Op een bepaald moment gebruikten we dat zelfs niet meer.”

“Sinds corona doen we nóg meer interviews via videocall en telefoon, dus deze gesprekken nemen we graag op. Ons vorig systeem had al een optie om gesprekken op te nemen, maar het deed uiteindelijk niet wat we wilden. Veel collega’s gingen dus zelf op zoek naar een alternatief zoals handgeschreven notities, opnemen met een dictafoon of een mobiele applicatie… Iedereen werkte op verschillende sporen. Smartphones of dictafoons gaven soms interferentie en notities moesten we nog overzetten. Kortom, niet wat we van een telefooncentrale verwachtten.”

“Via een relatie hebben we Microsoft Teams Telefonie leren kennen. Intern werkten we al met Teams voor de chatfunctie, dus het was een logische stap om ook onze telefonie hiermee te combineren. We hebben offertes aangevraagd bij verschillende IT-bedrijven, maar ITC had meerdere streepjes voor op de concurrentie.”

“ITC heeft de draad meteen opgepikt”

“Dirk Geerits van ITC is bij ons langsgekomen om een praktische demo te geven. Na die demo waren we vrij snel overtuigd. ITC deed niet aan verkoopspraatjes. We kregen gewoon een heldere uitleg in mensentaal en eerlijke communicatie over de voor- en nadelen. Ons buikgevoel zat goed.”

“Nadat wij hadden toegezegd, heeft ITC de draad meteen opgepikt. Hun technische mensen kwamen langs om de nieuwe telefooncentrale aan te sluiten en ze hebben tegelijk ook onze technische ruimte onder handen genomen door middel van kabelmanagement met een mooi geordende serverkast als resultaat. Het enige wat ik moest doen, was een lijst van onze medewerkers bezorgen. Ik was volledig ontzorgd en de implementatie verliep ontzettend vlot.”

“Nu kunnen we gemakkelijk ieder gesprek opnemen via de telefoon, tablet, laptop… het platform maakt eigenlijk niet uit. Die opname kunnen we meteen terugvinden op de laptop en herbeluisteren. Onze medewerkers kunnen zelf instellen wanneer ze beschikbaar zijn of wanneer de voicemail het overneemt. Oproepen via het algemeen nummer komen op de juiste plaats terecht. Het is een ideale aanvulling op onze werking.”

Tijd voor een nieuwe telefooncentrale?

Ook voor jouw bedrijf kan Microsoft Teams veel praktische problemen oplossen, maar het is een kwestie van in zee te gaan met de juiste IT-partner. Een partner die net dat stapje verdergaat om jouw bedrijf beter te leren kennen. Een partner die meedenkt en proactief oplossingen op maat aanreikt.

Ben jij op zoek naar zo’n partner? Ontdek wat ITC voor jou kan betekenen en neem contact op voor meer info.