10.07.23

Gebruiksvriendelijke meeting room: dit zijn de 3 hoekstenen

Je kent het wel: binnen 2 minuten begint je online of hybride meeting en je probeert al 10 minuten te verbinden met de monitor, camera, beamer, enz. Maar helaas, tevergeefs. Niets zo frustrerend als een conference room setup die je niet aan de praat krijgt. Een (online) meeting opstarten zou makkelijk en snel moeten zijn. Ook voor wie niet vlot is met digitale toepassingen, of voor bedrijven die geen IT-verantwoordelijke in dienst hebben om hen uit de nood te helpen. Hoe pak je het wél aan?

Meeting room

1. Interactief beeldscherm: vergaderen zonder tijdverlies

Een beamer is verleden tijd. Een beeldscherm van tussen 65 en 85 inch daarentegen biedt dezelfde mogelijkheden en meer. Met een interactief scherm werk je flexibel samen met andere personen in de vergadering. Daarnaast heb je geen last van het fel licht dat in de ogen schijnt van de spreker, of daglicht dat de projectie verstoort, zoals bij een klassieke beamer. Tegenwoordig zijn interactieve schermen betaalbaar en daarom ook interessanter dan een beamer. Je kan een scherm zelfs gebruiken als whiteboard of flip chart. Handig om tijdens een meeting te brainstormen en aantekeningen te maken voor de hele groep. Dit alles kan je streamen via Microsoft Teams en nadien zelfs delen als PDF. Bij een vervolgmeeting roep je bovendien snel alle info opnieuw op en ga je gewoon verder waar je gebleven was.

Het meest gebruiksvriendelijke scherm is volledig draadloos bedienbaar en maakt verbinding met ieder besturingssysteem. Bij ITC gebruiken we de Samsung Flip. Een interactief scherm dat rijk is aan functies én met een goede prijs-kwaliteitverhouding.

2. Alles-in-één vergadercamera: vlot hybride vergaderen

Een onmisbaar element om te vergaderen op afstand: een alles-in-één camera zoals de Logitech MeetUp. Hiermee beschik je over een luidspreker, een microfoon en een webcam waarmee je de hele ruimte in beeld brengt. De ideale oplossing voor een hybride meeting waarbij de meerderheid van de aanwezigen fysiek rond de tafel zit.

3. Draadloze verbinding: geen slordige kabelspaghetti

Wat gebeurt er in een conference room waar je niet draadloos kan verbinden? De kabels zijn verkeerd aangesloten, ze liggen in een knoop, of je kan niet verbinden met jouw laptop omdat je de juiste adapter niet bij hebt. Vaak heb je dan een IT’er nodig om alle kabels op de juiste manier aan te sluiten. Dit kost niet alleen veel tijd, maar maakt vergaderingen ook minder flexibel.

Een op-en-top professionele meeting room werkt volledig draadloos. Meeting binnen 2 minuten? Alles wat je moet doen, is je laptop neerzetten en op ‘verbinden’ klikken. Zo verloopt een online vergadering even soepel als fysiek rond de tafel zitten. Ook voor fysieke vergaderingen oogt een kabelvrije ruimte veel properder. Voor veel klanten of andere relaties gebeurt de eerste kennismaking met je bedrijf namelijk – juist – in een vergaderruimte.

Zelfs over de inrichting denken we mee na

Niet enkel de digitale toestellen zijn belangrijk. Verlichting, meubels, akoestische elementen, enz. kunnen allemaal op elkaar afgestemd worden. Een totaaloplossing is mogelijk dankzij onze samenwerking met Puur Office. Zij zorgen voor de esthetische en praktische inrichting, wij voor de technische invulling. Iedere grootte van meeting room is mogelijk, het doel blijft hetzelfde: gebruiksgemak en eenvoud.

Minder knoeien, meer vergaderen?

Kortom, een positieve indruk nalaten op jouw relaties begint met een professionele meeting room. ITC ontzorgt jouw bedrijf met een professionele set-up waar iedereen mee aan de slag kan. Wij geven advies op basis van onze ervaring, maar houden steeds rekening met jouw specifieke eisen. Zo hielpen we bijvoorbeeld met de inrichting van de vergaderzalen van Zorggroep Zusters van Berlaar.

Neem contact op voor meer info, of kom langs in ons kantoor en ervaar zelf hoe eenvoudig een online of hybride meeting kan verlopen.

Wij maken gebruik van cookies of gelijkaardige technologieën (bv. pixels of sociale media plug-ins) om o.a. uw gebruikservaring op onze website zo optimaal mogelijk te maken. Daarnaast wensen wij analyserende en marketing cookies te gebruiken om uw websitebezoek persoonlijker te maken, gerichte advertenties naar u te verzenden en om ons meer inzicht te geven in uw gebruik van onze website.

Gaat u ermee akkoord dat we cookies gebruiken voor een optimale websitebeleving, opdat wij onze website kunnen verbeteren en om u te kunnen verrassen met advertenties? Bevestig dan met "OK".

Wenst u daarentegen specifieke voorkeuren in te stellen voor verschillende soorten cookies? Dat kan via onze cookie policy. Wenst u meer uitleg over ons gebruik van cookies of hoe u cookies kan verwijderen? Lees dan onze cookie policy.